So einfach kann Archivieren sein: sicher und systematisch

Wie geht Archivieren richtig? Brauche ich Kartons oder genügen Ordner? Was ist zu beachten, welche Fristen gelten und wie kann ich verhindern, dass Akten sinnlos im Archiv verstauben?

Diese Fragen klären wir im Folgenden und geben Ihnen wertvolle Tipps für systematisches Archivieren. Außerdem helfen wir Ihnen, zu entscheiden, welches Archivierungssystem das beste für Sie ist.

Info: Wir befürworten grundsätzlich ein digitales Archivierungssystem. Nicht immer ist das allerdings möglich – entweder, weil es ein großer Mehraufwand ist, oder weil manche Akten prinzipiell in Papierform vorliegen müssen. Die folgenden Tipps beziehen sich daher auf eine Archivierung von Papierdokumenten.

Die wichtigsten Fragen rund ums Archivieren

Welche Dokumente müssen wie lange archiviert werden? Diese und weitere Fragen finden Sie nachfolgend auf einen Blick:

Archivieren meint das kontrollierte und systematische Aufbewahren von Dokumenten und Daten. Der Begriff Archiv kann

  • sowohl eine Einheit bezeichnen, in der Archivgut aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung)
  • als auch Räumlichkeiten bzw. Gebäude, in denen ein Archiv bzw. Archivgut untergebracht ist (Magazin).

Je nach Unternehmen unterscheiden sich die Dokumente, die in einem Archiv aufbewahrt werden. Im Allgemeinen sind es Unterlagen wie

  • Buchhaltung, Steuerunterlagen,
  • Verträge, Bestellungen,
  • Korrespondenz, Berichte,
  • andere interne und externe Dokumentationen,
  • Urkunden und Beglaubigungen.

Der Lebenszyklus eines Dokuments umfasst vier Phasen: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Ein Dokument muss für die Dauer des gesamten Zyklus aufbewahrt, verwaltet und zugänglich gemacht werden.

Zwei Rechtsgrundlagen bestimmen die Aufbewahrungspflicht für Unternehmen: das Steuerrecht und das Handelsrecht.

Die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten werden durch die Abgabenordnung (AO) geregelt, die handelsrechtlichen durch das Handelsgesetzbuch (HBG).

Je nach Dokument gelten unterschiedliche Fristen für die Aufbewahrung: sechs oder zehn Jahre.

Tipp: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ändern sich ab und zu, deshalb am besten öfter prüfen. Alle Dokumente, die länger aufbewahrt wurden, als es die Vorschrift vorsieht, vernichten. Das schafft Platz für neue Unterlagen.

Auf einen Blick:

Frist Rechtsgrundlage Dokumente
10 Jahre

§ 147 AO

§ 14b UStG

u.a. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Rechnungen, Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union
6 Jahre § 257 Abs. 1 HGB u.a. empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen
Achtung: Archivieren Sie Dokumente ausreichend lange, um sie im Falle einer Unternehmensprüfung vorzeigen zu können. Und: Denken Sie daran, dass Ihre Unterlagen über den gesamten Zeitraum lesbar bleiben müssen. Lagern Sie die Dokumente daher besser nicht in einem feuchten, ungeschützten Keller, zu dem jeder Zugang hat. Bauen Sie sich ein geeignetes Archiv und nutzen Sie Archivkartons, Aktenordner etc.

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen gilt es, eine unternehmensinterne Antwort auf diese Frage zu finden. Am besten archivieren Sie nur das, was wirklich nötig ist.

Tipp: Bewahren Sie lieber zu viele Unterlagen auf als zu wenig! Sonst haben Sie womöglich eine Ordnungswidrigkeit oder gar Straftat am Hals. Um diese zu widerlegen, sind wiederum die entsprechenden Papiere erforderlich.

Und dann: Archivieren Sie konsequent! Wenn Sie einmal projektbezogene Unterlagen aufheben, sollten Sie dies künftig bei allen tun. Falls Sie merken, dass ein bestimmter Dokumententyp innerhalb einer bestimmten Zeit nicht mehr relevant ist, können Sie die Unterlagen vernichten und Ihr Archivierungssystem entsprechend anpassen.

Die gängigsten Archivierungssysteme auf einen Blick

Aktenordner, Archivkartons oder Hängemappen – die Wahl des richtigen Archivierungssystems richtet sich in erster Linie danach, wie oft Sie die Dokumente benötigen:

Brief In eine Briefablage werden Dokumente gelegt, die immer wieder gebraucht werden. Für einen guten Überblick sollten sich hier nicht zu viele Papiere ansammeln.
AktenordnerAktenordner sind gut für Dokumente geeignet, die Sie nicht ständig benötigen und gut sortieren möchten. Mithilfe von Registern lassen sich die Dokumente ordnen.
HängeregistraturHängemappen werden in einem Hängeregistraturschrank aufbewahrt und sind für wichtige Unterlagen geeignet, die im Büro immer wieder verwendet werden.
OrdnerkartonKartons sind für diejenigen Unterlagen, die im täglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber dennoch aufbewahrt werden müssen (z.B. im Kellerarchiv).
Tipp: In unserer Kategorie "Archivkartons und Umzugskartons" finden Sie eine Auswahl an Kartons, die Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützen.

Archivierungssysteme für Dokumente

Hängeregistratur Aktenordner Kartons
Was ist wichtig zu wissen?
  • = platzsparende Ablage von Dokumenten
  • Zwei Ausführungen möglich: Hängehefter (für gelochte Schriftstücke) oder Hängemappe (für ungelochte Akten)
  • = kleinster und wichtigster Bestandteil eines Archivierungssystems
  • Nötig, wenn es übergeordnete Zuordnungen gibt oder der Umfang der Dokumente zunimmt
  • Für Akten, die im alltäglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber aufbewahrt werden müssen/sollen
  • Gute/Klare Kennzeichnung ist wichtig für das schnelle Wiederfinden
Wie wird sinnvoll gegliedert?
  • Inhaltliche Kennzeichnung mit Reitern
  • Aufbewahrung in Ablageboxen
  • Gliederung z.B. in verschiedene Themengebiete möglich
  • Gliederung durch die Ordnerfarbe oder durch Register/Trennblätter
  • Auswechselbare Rückenschilder: saubere, eindeutige Beschriftung möglich
  • Beschriftungen auf dem Karton geben den Inhalt an
Weitere Vorteile
  • Gute Wahl bei wenig Dokumenten
  • Platzsparender als Aktenordner
  • Schneller Zugriff
  • Leichte Entnahme -> dadurch fehlt nicht so oft ein Ordner, den gerade mehrere Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zwecken benötigen
  • In DinA4 oder anderen Formaten erhältlich
  • Einfaches und gängigstes Archivierungssystem und daher nahezu überall erhältlich
  • Viele Dokumente können darin zusammengefasst werden
  • Gut stapelbar und damit platzsparend
  • Einfach aufzurichten
  • Dank verstärktem Tragegriff einfacher Transport möglich
Nachteile
  • Nehmen viel Raum im Archiv ein, aber: ältere Bestände können in Archivboxen gelagert werden
Tipp: In unserem Online-Shop können Sie viele hochwertige Archivkartons kaufen. Darin können Sie Aktenordner oder Dokumente bequem und platzsparend lagern. Damit benötigen Sie nicht zwingend ein Regalsystem, sondern können bei den günstigen Kartons bleiben.

Archivierungssysteme für Kartons & Co.

Zusätzlich zu den Archivierungssystemen, mit denen Sie Dokumente sauber ordnen und abheften können, stellt sich die Frage, wie und wo Sie all die Kartons und Ordner unterbringen. Dafür kommen folgende Möglichkeiten infrage:

  • Aktenschränke
  • Regale
  • Hängeregistratur

Wie auch bei den vorherigen Ordnungsmöglichkeiten, hängt die Wahl des für Sie passenden Archivierungssystems stark von Ihren Bedürfnissen und Anforderungen ab:

Wenn Sie viele Akten archivieren müssen, sind Regale die beste Lösung, denn sie

  • sind kostengünstig
  • bieten viel Platz,
  • sind übersichtlich und leicht zugänglich
  • und leicht erweiterbar.

Die beste Raum-/Platzausnutzung erzielen Sie, wenn Sie einseitige und zweiseitige Regale kombinieren.

Wenn Sie Ihre Dokumente zwar irgendwo ablegen möchten, diese aber jeden Tag im Büro benötigen, eignen sich Aktenschränke besser. Diese können Sie entweder direkt im Büro oder in benachbarten Räumen einrichten. Aktenschränke

  • sind schöner (wichtig bei Kundenkontakt),
  • abschließbare Türen sorgen für mehr Sicherheit.

Eine Alternative zu Aktenschränken sind Hängeregistraturen, die sich gut mit Schreibtischen kombinieren lassen.

Aktenschränke Aktenregale
  • sollten speziell auf Größe und Gewicht der Ordner/Boxen/Kartons abgestimmt sein
  • zusätzlich evtl. Hängesystem ratsam
  • an Regalen kommt man selten vorbei – so wie an Kartons und Ordnern
  • Individuell gestaltbar: Je nach Wunsch mit Schiebetüren, Flügeltüren oder Rollläden
  • Zusätzliche Sicherheit vor Staub, Flüssigkeiten oder anderen Einflüssen
  • Optisch attraktiver -> gut bei Kundenkontakt
  • Guter Schutz vor äußeren Einflüssen und dem Zugriff unbefugter Personen
  • Attraktive Optik
  • Hohe Stabilität
  • Kostengünstig
  • Offen: übersichtliche Lagerung, leichter Zugang, keine Tür, die geöffnet werden muss
  • Viel Platz
  • Platzsparend
  • Einseitige + doppelseitige Regale (von beiden Seiten einräumbar, doppelt so viel Platz) lassen sich kombinieren
  • Hochwertige Aktenregale sind durch Steck- und Schraubverbindungen leicht erweiterbar
  • Aktenschränke in der Regel teurer
  • Brauchen mehr Platz
  • Wenig Schutz vor äußeren Einflüssen
  • Leichter Zugriff unbefugter Personen
  • Optisch wenig attraktiv

Mit diesen 4 Tipps schaffen Sie sich Ihr eigenes System zum Archivieren von Papierdokumenten

Sie haben noch kein Archiv oder möchten Ihr Archiv optimieren? Mit unseren Tipps klappt es ganz bestimmt!

1. Sinnvolle Kategorien finden

Geeignete Kategorien helfen, zu wissen, wo und wie die Unterlagen einzusortieren sind und wo sie wiedergefunden werden können. Diese Kategorie-Standards, die auch festlegen, wie die jeweiligen Akten oder Dokumente zu bezeichnen sind, können Sie schriftlich in einem sogenannten Aktenplan festhalten. Mögliche Kategorien können sein:

  • chronologisch nach Zeit
  • nach Inhalten und Themen
  • nach Wichtigkeit
  • nach Personen (z.B. Kundenname)
  • nach Projekten

Die Bezeichnung kann beispielsweise alphabetisch, numerisch oder aus einer Kombination aus beidem sein. Der Kundenname könnte vorne angestellt werden, dann folgt die Abteilung usw.

Dabei ist es wichtig, klare Standards einzuhalten und Doppelbenennungen zu vermeiden. Sonst verlieren Sie schnell den Überblick, welche Unterlage aktuell ist.

Und: Nicht alles muss immer archiviert werden. Überlegen Sie sich vorher genau, welche Dokumente noch sinnvoll sein könnten und welche ohne Archivierung entsorgen können. Ansonsten kann ein „Frühjahrsputz“ im Archiv helfen, alte unnötige Dokumente ausfindig zu machen und in den Papierkorb zu befördern.

2. Einen Beauftragten bestimmen

Je nachdem, wie viel und wie oft in Ihrem Unternehmen archiviert wird, kann es sinnvoll sein, dafür einen Beauftragten zu bestimmen, anstatt jeden Mitarbeiter archivieren zu lassen. Beispielsweise kann pro Abteilung

  • die Assistenz
  • bzw. das Sekretariat
  • bzw. der Abteilungsleiter

beauftragt werden. So stellen Sie sicher, dass das Archivieren einheitlich gehandhabt wird und kein Durcheinander entsteht.

3. Digital dokumentieren

Um ein langes Suchen – und damit das nervige Kramen im Archiv zu vermeiden – können Sie alle Archiv-Dokumente mithilfe einer Excel-Liste digital auf dem PC dokumentieren. Dabei können Sie beispielsweise den zugehörigen Karton und das jeweilige Regal mit Nummer und Standort vermerken.

So finden Sie Ihre Dokumente im Archiv nicht nur schneller wieder, sondern haben auch einen guten Überblick darüber, was in Ihrem Archiv aktuell so schlummert.

4. Verfallsdatum festlegen

Am besten definieren Sie vorab schriftlich genau, welche Dokumente Sie wie lange aufbewahren möchten. Wenn Sie ein Dokument, einen Ordner oder einen Karton ins Archiv geben, schreiben Sie das „Verfallsdatum“ direkt mit drauf. So lässt sich am Ende dieser Frist das jeweilige Archivgut schneller entsorgen.

Für das Entsorgen empfiehlt sich ein fixer Entsorgungstermin, an dem alle abgelaufenen Akten – am besten von einer eigens dafür zuständigen Person – vernichtet werden.

Haben Sie noch Fragen zum Archivieren?

Gerne unterstützen wir Sie mit einer Beratung:

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